Corona-Krise

Knigge für Skype-/Telefonkonferenzen

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

in Zeiten von Sozial Distancing, werden immer mehr Termine in Form von Telefon- oder Webkonferenzen durchgeführt.

Wir haben daher für euch zur Unterstützung einen Knigge für Telefonkonferenzen erstellt.

Bleibt Gesund!

Eure IG BCE Hessen-Thüringen

Folgende Hinweise helfen beim effizienten Ablauf einer Skype-/Telefonkonferenz

  1. Sorgt für eine störungsfreie Umgebung
    Bitte beachtet, dass Audio- und Videokonferenzsysteme sehr empfindlich sind und selbst die kleinsten Geräusche registrieren.
    Bitte schaltet daher auch andere (Mobil)Telefone für die Dauer der Konferenz stumm.
    a. im Büro
    - wenn im Einzelbüro, hängt ein Schild an die Tür mit dem Hinweis, dass ihr gerade eine Telefonkonferenz führt. Ihr könnt auch eine Zeitangabe machen, wann ihr wieder ansprechbar seid.
    -  Wenn weitere Kollegen im Büro arbeiten, informiert Sie über eure anstehende Telefonkonferenz und bittet sie, laute Gespräche möglichst zu vermeiden.
    b. von Zuhause
    - zieht euch nach Möglichkeit in einen Raum zurück, in dem Ihr ungestört seid und schließt die Tür.
    - Küche, Bad und WC sind keine geeigneten Räume, um an einer Telefonkonferenz teilzunehmen. Nebengeräusche wie z.B. laufendes Wasser sind sehr leicht zu hören und werden als störend empfunden.
    - Versucht auch, Haustiere außer Reichweite zu halten, um Störungen zu vermeiden.
    c. unterwegs, bzw. am Mobiltelefon
    - versucht euch während der Telefonkonferenz an einem Ort aufzuhalten, damit ihr nicht den Empfang verliert.
    - Ihr solltet nicht während der Autofahrt an einer Telefonkonferenz teilnehmen – zumindest nicht, wenn ihr am Steuer sitzt. Auch mit einer Freisprechanlage werdet ihr zu sehr abgelenkt.
  2. Seid pünktlich
    Wählt euch bereits kurz vor dem vereinbarten Termin in den Telefonkonferenzraum ein.
  3. Seid vorbereitet
    Haltet erforderliche Unterlagen bereit, z.B. Agenda, Protokolle aus vorherigen Terminen etc.
  4. Folgt den Anweisungen des Moderators
    … er/sie/es ist für das Ergebnis der Konferenz verantwortlich.
  5. Regeln der Höflichkeit
    Auch in einer Telefonkonferenz gilt:
    - lasst die anderen Teilnehmer aussprechen
    - vermeidet aggressive Sprache oder Anschuldigungen
    - wenn möglich, schaltet euer Mikrofon stumm, wenn ihr gerade nichts sagen wollt.
  6. Reden ist Silber …
    Meldet euch nur zu Wort, wenn es einen Mehrwert für die Telefonkonferenz bringt.
  7. Nennt euren Namen
    Man sollte bei jedem Redebeitrag den eigenen Namen vor Weg nennen. Auch bei kleinen Telefonkonferenzen ist es sinnvoll, einen Beitrag mit dem eigenen Namen einzuleiten.
  8. Sprecht deutlich und macht Sprechpausen
    Redet angemessen laut, deutlich und auch langsam, damit gleicht ihr einen Teil der reduzierten Sprachqualität aus.
    Sprechpausen sind wichtig, damit andere Konferenzteilnehmer Fragen sofort stellen können.
  9. Zustimmung – kurz und knapp
    Keine unnötigen Wiederholungen der Vorredner, damit geht Konzentration der Zuhörer oft verloren.
    Wenn ihr einer Meinung seid, reicht „Ich stimme XYZ zu“.
  10. Macht euch Notizen – auf Papier
    Deshalb macht euch bitte Gesprächsnotizen möglichst auf Papier, das Tippen auf einer Tastatur kann von anderen Konferenzteilnehmern als störend empfunden werden, um auch im Nachhinein den besprochenen Inhalt nachvollziehen zu können.

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